# Guía de uso de Lenas Gestioná tus facturas, prepará recordatorios y seguí los cobros de tu organización. Centro de ayuda: https://app.lenas.pro/ayuda ## Contenido - [Empezar a usar Lenas](https://app.lenas.pro/ayuda/primeros-pasos) - [Importar y actualizar facturas](https://app.lenas.pro/ayuda/importar-facturas) - [Consultar clientes y entender sus saldos](https://app.lenas.pro/ayuda/clientes-y-saldos) - [Registrar pagos totales o parciales](https://app.lenas.pro/ayuda/registrar-pagos) - [Preparar y enviar recordatorios](https://app.lenas.pro/ayuda/borradores-y-envios) - [Preparar cobranzas por lotes](https://app.lenas.pro/ayuda/cobranzas-por-lotes) - [Consultar al asistente de Lenas](https://app.lenas.pro/ayuda/asistente) - [Configurar el tono de la organización](https://app.lenas.pro/ayuda/perfil-de-tono) - [Configurar el dominio para enviar correos](https://app.lenas.pro/ayuda/dominio-de-envio) - [Invitar personas y administrar accesos](https://app.lenas.pro/ayuda/equipo-y-accesos) - [Interpretar las métricas de cobranza](https://app.lenas.pro/ayuda/metricas) - [Exportar datos y contactar a Lenas](https://app.lenas.pro/ayuda/datos-y-soporte) ## Empezar a usar Lenas Ingresá a tu organización y recorré tu primer ciclo de cobranza. Para: Todo el equipo. ### Ingresar a tu cuenta 1. Si es tu primer acceso, pedile a un administrador de tu organización que te invite con tu email de trabajo. 2. Abrí la invitación e ingresá con Google, si aparece esa opción, o solicitá un enlace de acceso con ese mismo email. Las cuentas nuevas se crean únicamente por invitación. 3. Abrí el enlace que llega a tu correo. Es de un solo uso y vence a los cinco minutos; si venció, solicitá otro. 4. Elegí la organización con la que vas a trabajar. Si pertenecés a varias, podés cambiarla desde el selector del espacio. ### Contraseña y verificación en dos pasos Después del primer ingreso, hacé clic en tu nombre o avatar y elegí Editar perfil. Desde ahí podés cambiar tu nombre y, en Seguridad de tu cuenta, administrar la contraseña y la verificación en dos pasos. Usá Crear contraseña por email, abrí el enlace y elegí una contraseña de entre 12 y 128 caracteres. Para recuperarla, usá Crear o recuperar contraseña en el ingreso. El enlace vence en 30 minutos, sirve una sola vez y al guardar cierra tus sesiones abiertas. Para activar la verificación en dos pasos, ingresá tu contraseña, escaneá el QR con una app como Google Authenticator o Microsoft Authenticator, guardá los códigos de respaldo y confirmá el código de la app. La protección se aplica también al ingreso con Google y por enlace de correo. Cada código de respaldo puede usarse una sola vez. Si perdés el teléfono, usá un código de respaldo. Si tampoco tenés esos códigos, contactá a soporte. Recuperar la contraseña no quita la verificación en dos pasos. Para desactivarla desde tu cuenta necesitás tu contraseña actual. ### Tu primer ciclo de cobranza 1. Importá las facturas de tu sistema y revisá la vista previa antes de confirmar. 2. Abrí Cobranzas para revisar las facturas pendientes o Clientes para consultar el saldo de cada cliente. 3. Pedile a un administrador que complete el perfil de tono y configure el dominio de envío de la organización. 4. Prepará un recordatorio desde la ficha del cliente, revisalo en Borradores, aprobalo y enviá la versión aprobada. 5. Registrá los pagos recibidos y consultá los resultados en Métricas. ### Volver a ver el recorrido El recorrido aparece al ingresar con una cuenta nueva. Podés omitirlo y volver a abrirlo con el botón de ayuda de la barra superior, identificado como Ver recorrido de Lenas. Sus pasos se adaptan a tus permisos. Si todavía no recibiste una invitación o no ves la organización esperada, consultá a su administrador. La creación de organizaciones la gestiona el equipo de Lenas. - [Ingresar a Lenas](https://app.lenas.pro/ingresar) ## Importar y actualizar facturas Cargá CSV, Excel o XLT, relacioná columnas y validá los datos. Para: Todo el equipo. ### Preparar el archivo El importador admite archivos .csv, .xlsx, .xls y .xlt, de hasta 5 MB y 1.000 facturas por archivo. En Excel se toma la primera hoja. Podés descargar un CSV de ejemplo desde Importaciones. Cada fila debe identificar la factura y el cliente, e incluir nombre del cliente, fecha de emisión, vencimiento, monto y moneda. Usá un identificador estable del cliente, como su código en tu sistema, y conservá el mismo criterio en futuras cargas. Las facturas admiten UYU y USD. - Emails, teléfono y RUT son datos de contacto opcionales. Podés incluir varios emails separados por coma, punto y coma o salto de línea. - Para importar pagos, incluí el importe pagado acumulado y su fecha. No cargues solo el último pago como si fuera el total acumulado. - Un reporte de movimientos con recibos y notas de crédito necesita una preparación diferente a una lista de facturas. Consultá a soporte antes de tratarlo como deuda pendiente. ### Relacionar columnas y confirmar 1. Entrá a Importaciones y elegí el archivo. 2. Relacioná cada columna con su campo. Revisá las sugerencias del importador. 3. Elegí los formatos de fechas e importes que usa tu archivo; por ejemplo, 1.234,56 o 1234.56. 4. Pulsá Previsualizar importación. Revisá las filas, importes y mensajes de validación. 5. Si hay errores, corregí el archivo o el mapeo y volvé a previsualizar. Confirmá cuando la validación sea correcta. ### Volver a importar sin duplicar El número de factura dentro de la organización identifica la factura existente. Al volver a importar, los pagos acumulados agregan solamente la diferencia respecto de lo ya registrado. Si omitís los pagos, se conservan los existentes. La reimportación no permite reducir pagos registrados ni cambiar el cliente o la moneda de una factura existente. Si un archivo contiene un error que impide importarlo, la operación se revierte completa. Dividí los archivos de más de 1.000 facturas en cargas separadas. - [Abrir Importaciones](https://app.lenas.pro/importar) - [Descargar CSV de ejemplo](https://app.lenas.pro/ejemplo-facturas.csv) ## Consultar clientes y entender sus saldos Ordená la cartera, elegí monedas y consultá facturas y comunicaciones. Para: Todo el equipo. ### Buscar y ordenar clientes Clientes muestra una lista paginada de 25 filas. Buscá por nombre o identificador y usá los encabezados para ordenar por nombre o saldo de una moneda. Volvé a pulsar el encabezado para cambiar la dirección del orden. El selector de monedas muestra u oculta columnas; no elimina clientes de la lista. Para buscar facturas de una moneda usá los filtros de Cobranzas. Para preparar un grupo según deuda vencida y moneda usá Lotes. ### Distinguir pendiente y saldo a favor El saldo del cliente se calcula por moneda a partir de las facturas pendientes, descontando pagos, créditos aplicados y fondos sin aplicar. Un saldo positivo indica deuda neta; un saldo negativo indica saldo a favor. UYU, USD y cualquier otra moneda documental se mantienen separadas, sin conversión automática. El saldo neto del cliente puede diferir de la suma de facturas abiertas si hay recibos o créditos todavía sin aplicar. Revisá los movimientos y sus imputaciones antes de reclamar una factura en esos casos. Pendiente incluye facturas con saldo que aún no vencieron. Vencida significa que su vencimiento es anterior al día de hoy. Para ver solamente deuda vencida, usá Cobranzas o Lotes. ### Consultar la ficha y las comunicaciones Abrí un cliente para ver sus datos de contacto, facturas, pagos y comunicaciones enviadas desde Lenas. Podés actualizar sus emails antes de preparar o aprobar un recordatorio. El historial de comunicaciones conserva el contenido enviado y los estados de entrega informados por el proveedor. Las respuestas llegan al email de respuesta configurado por la organización; Lenas no es una bandeja de correo entrante. Si tu organización tiene una carga documental histórica, Movimientos permite consultar los documentos originales, recibos, notas de crédito, imputaciones y fondos sin aplicar. Esta sección aparece cuando existe ese historial. - [Abrir Clientes](https://app.lenas.pro/clientes) - [Abrir Cobranzas](https://app.lenas.pro/cobranzas) ## Registrar pagos totales o parciales Aplicá un pago a una factura y mantené actualizado su saldo. Para: Todo el equipo. ### Cargar un pago desde el cliente 1. Abrí la ficha del cliente y buscá Registrar un pago. 2. Elegí la factura a la que corresponde el pago. 3. Ingresá el importe en la moneda de esa factura y la fecha en que se recibió. 4. Confirmá el registro y revisá el saldo restante en la factura y en el historial de pagos. ### Qué cambia al registrar Un pago parcial reduce el saldo y deja la factura parcialmente pagada. Al completar el saldo, pasa a pagada. El importe registrado no puede superar el saldo pendiente. La operación registra un pago recibido por tu empresa; no realiza un cobro bancario ni mueve dinero. Si cometiste un error, contactá al equipo de Lenas para revisar el registro. ### Actualizar pagos desde un archivo También podés reimportar las facturas con su importe pagado acumulado y fecha de pago. Lenas agrega solo el incremento sobre lo ya registrado. Revisá ese total si anteriormente cargaste pagos manuales, para no confundir el último pago con el acumulado. Los créditos aplicados reducen la deuda, pero no se cuentan como dinero cobrado en las métricas. - [Buscar un cliente](https://app.lenas.pro/clientes) ## Preparar y enviar recordatorios Generá un borrador, revisá sus destinatarios y enviá la versión aprobada. Para: Todo el equipo. ### Preparar un recordatorio Antes de generar, un administrador debe completar el perfil de tono con al menos tres ejemplos. 1. Abrí la ficha del cliente y buscá Preparar recordatorio. 2. Elegí una o varias facturas pendientes del mismo cliente, hasta 100 por borrador. 3. Pulsá Generar borrador con IA. Se usa el perfil de tono de la organización, las facturas, los pagos y los últimos contactos. 4. Abrí Borradores para revisar el resultado. También podés pedirle al asistente que prepare un borrador. ### Revisar y aprobar el recordatorio Si editás el contenido o los destinatarios, la aprobación anterior deja de ser válida. Si cambian las facturas o sus pagos, prepará un borrador actualizado. Para enviar, la organización necesita un dominio de envío verificado y remitente y email de respuesta configurados. Los correos se envían con el dominio de tu empresa. 1. Revisá el asunto, el cuerpo, las facturas y todos los destinatarios. Corregí lo que necesites. 2. Aprobá esa versión o descartala si no la vas a usar. Podés indicar un motivo al descartar. 3. Usá Enviar para enviar la versión aprobada. Aprobar y enviar son acciones separadas. ### Revisar la entrega La ficha del cliente reúne las comunicaciones enviadas y su estado. Entregado indica que el servidor del destinatario aceptó el correo; no confirma que la persona lo haya leído. Las aperturas dependen del seguimiento disponible y de la configuración del destinatario. Si un envío queda con resultado incierto, usá la opción de conciliación disponible o contactá a soporte antes de intentar otro envío. Esto permite comprobar el intento anterior y evitar duplicados. - [Abrir Borradores](https://app.lenas.pro/borradores) ## Preparar cobranzas por lotes Seleccioná clientes por deuda vencida y prepará sus borradores juntos. Para: Todo el equipo. ### Elegir el grupo de clientes Los límites de importe incluyen los valores extremos. Los clientes con fondos sin aplicar, sin identificación o con más de 100 facturas vencidas no se pueden preparar por lote. Un cliente sin email puede tener un borrador pendiente; completá el destinatario antes de aprobarlo. La selección admite hasta 500 clientes. Si hay más resultados, afiná los filtros. Las facturas que vencen hoy todavía no se consideran vencidas. 1. Entrá a Lotes y creá un lote, o usá Cobranza por lotes desde Clientes. 2. Elegí UYU o USD y definí el importe mínimo y máximo de deuda vencida por cliente. Opcionalmente filtrá por nombre o RUT y días de atraso. 3. Aplicá los filtros y revisá el grupo. Los días de atraso corresponden a la factura vencida más antigua de cada cliente; el importe suma las facturas vencidas de la moneda elegida. 4. Seleccioná clientes de una o varias páginas, poné un nombre al lote y confirmá su creación. ### Preparar y retomar un lote Pulsá Preparar borradores y dejá abierta la pantalla del lote. Se prepara un borrador por cliente, de a uno. Si salís, el progreso queda guardado y podés volver a pulsar Continuar preparación. Podés pausar o cancelar la preparación. Los borradores ya creados se conservan. Si el proveedor limita las consultas, el lote muestra el motivo de la pausa y cuándo se puede reanudar. El lote conserva la deuda seleccionada al crearlo. Si los saldos o las facturas de un cliente cambian durante la preparación, ese cliente se omite con un motivo; revisá sus datos y creá una nueva selección si corresponde. ### Revisar los borradores del lote Usá Revisar los borradores del lote para abrir su bandeja. Revisá cada texto y sus destinatarios; la aprobación y el envío se realizan por separado para cada borrador. Actualmente no hay preparación diaria programada ni envío automático de los lotes. - [Abrir Lotes](https://app.lenas.pro/lotes) ## Consultar al asistente de Lenas Preguntá por tus datos o pedí un borrador desde el chat. Para: Todo el equipo. ### Hacer una consulta Abrí Asistente desde la barra superior. Consulta los datos de la organización que tenés abierta y puede ayudarte con clientes, facturas, pagos, comunicaciones, métricas y lotes. Indicá la moneda, el período y si te interesan facturas pendientes o solo vencidas. Si el nombre de un cliente es ambiguo, aclaralo para que la consulta se refiera al correcto. - ¿Cuántos clientes tienen entre 10 y 1.000 dólares de deuda vencida hoy? - Mostrame las facturas vencidas de Empresa de Ejemplo. - ¿Qué comunicaciones le enviamos a Empresa de Ejemplo este mes? - Prepará un borrador para recordarle las facturas pendientes a Empresa de Ejemplo. ### Qué puede hacer el asistente El asistente consulta los datos y puede preparar un borrador cuando se lo pedís expresamente. El borrador queda disponible para revisar en Borradores. No registra pagos, no modifica facturas, no crea organizaciones y no aprueba ni envía correos. Revisá las fechas, monedas y enlaces de la respuesta. Si una consulta falla o se queda sin capacidad, podés intentarlo más tarde o consultar los mismos datos desde las pantallas de Lenas. ### Gestionar tus conversaciones El historial de conversaciones es privado para tu usuario dentro de cada organización. Podés iniciar una nueva conversación, retomar una anterior o eliminarla desde el chat. Si cambiás de organización, las consultas se realizan sobre el nuevo espacio. Los saldos de conversaciones anteriores pueden haber cambiado; pedí una consulta actualizada para conocer los valores de hoy. - [Ir a mi espacio](https://app.lenas.pro/cobranzas) ## Configurar el tono de la organización Definí el estilo, los ejemplos y la firma de los recordatorios. Para: Administradores. ### Completar el perfil 1. Entrá a Configuración → Perfil de tono con una cuenta administradora de la organización. 2. Describí el estilo: formal o cercano, voseo o usted, saludo, despedida y expresiones que se deben evitar. 3. Agregá entre tres y cinco emails de ejemplo que representen cómo quiere comunicarse la empresa. 4. Completá la firma y guardá el perfil. ### Cómo se usa el tono Hay un único perfil compartido por toda la organización. Se aplica a los nuevos borradores, incluidos los de lotes y los preparados desde el asistente. Cambiar el perfil no reescribe borradores existentes. Lenas conserva el borrador original y la versión editada. Las ediciones no modifican automáticamente el perfil de tono: ajustá la descripción y los ejemplos cuando quieras cambiar el estilo compartido. - [Abrir Perfil de tono](https://app.lenas.pro/configuracion) ## Configurar el dominio para enviar correos Verificá el dominio de tu empresa y elegí remitente y email de respuesta. Para: Administradores. ### Registrar el dominio de tu empresa El dominio de envío permite que los recordatorios salgan desde una dirección de tu empresa, como cobranzas@empresa.com. No cambia la dirección con la que ingresás a la plataforma. Necesitás una cuenta administradora de la organización y alguien con acceso al proveedor DNS del dominio. El equipo de Lenas también puede ayudarte a configurar el envío. 1. Entrá a Configuración → Dominio y envío. 2. Ingresá el dominio, la dirección remitente y el email que debe recibir las respuestas. 3. Guardá la configuración y copiá o descargá los registros DNS que muestra Lenas. 4. Pedile al responsable del dominio que publique esos registros con sus nombres y valores exactos, conservando los registros existentes. 5. Volvé a Lenas y solicitá la verificación. Si todavía está pendiente, revisá los registros y esperá su propagación antes de verificar nuevamente. ### Elegir dónde llegan las respuestas El remitente debe pertenecer al dominio configurado. El email de respuesta debe ser una casilla real que tu equipo revise; las respuestas de los clientes llegan allí. Los envíos permanecen bloqueados hasta que el dominio esté verificado. Mientras tanto podés cargar facturas, completar el tono y preparar borradores. - [Abrir Dominio y envío](https://app.lenas.pro/configuracion/envio) ## Invitar personas y administrar accesos Sumá integrantes a una organización y asigná sus permisos. Para: Administradores. ### Invitar a tu equipo Las invitaciones vencen a las 48 horas. Una cuenta nueva necesita una invitación vigente para acceder. 1. Entrá a Configuración → Equipo con una cuenta administradora. 2. Ingresá el email de trabajo de la persona y elegí el rol Miembro o Administrador. 3. Enviá la invitación. La persona debe ingresar y aceptarla con ese mismo email verificado. 4. Revisá las invitaciones pendientes. Si venció, reenviá la invitación; también podés cancelar una que ya no corresponda. ### Elegir los permisos Un administrador puede cambiar el rol o retirar a otros integrantes desde Equipo. Tener una cuenta en Lenas no da acceso a otras organizaciones: cada espacio tiene sus propios permisos. Las organizaciones las crea el equipo de Lenas. Para dar de alta otra empresa, escribí a contacto@lenas.pro. - Miembro: gestiona las cobranzas de su organización, consulta clientes y prepara, revisa, aprueba y envía recordatorios. - Administrador: además configura el tono y el envío, administra el equipo y descarga la exportación integral. - Superusuario de Lenas: es un rol interno del equipo de Lenas para dar soporte y administrar organizaciones; no se asigna desde el equipo de un cliente. - [Abrir Equipo](https://app.lenas.pro/configuracion/equipo) ## Interpretar las métricas de cobranza Consultá cobros y atraso por moneda y entendé los días promedio de cobro. Para: Todo el equipo. ### Elegir el período Entrá a Métricas y elegí las fechas de inicio y fin. Los cobros y recordatorios enviados corresponden a ese período. El saldo pendiente y vencido refleja la situación actual de las facturas, aunque elijas un período anterior. Los importes se presentan separados por moneda. Lenas no suma pesos y dólares ni usa una cotización implícita para convertirlos. ### Cómo se calculan los días de cobro Se mide cada pago desde el vencimiento de su factura hasta la fecha del pago. Los pagos anticipados cuentan como cero días. El promedio se pondera por el importe de cada pago y se calcula por moneda. Por ejemplo, un pago de UYU 1.000 recibido 10 días después del vencimiento y otro de UYU 3.000 recibido 30 días después dan un promedio de 25 días: (1.000 × 10 + 3.000 × 30) ÷ 4.000. Los pagos parciales participan por separado. Las notas de crédito no se cuentan como cobros. Un recibo sin aplicar puede sumar dinero cobrado, pero no aporta días de cobro hasta estar vinculado a una factura con vencimiento. - [Abrir Métricas](https://app.lenas.pro/metricas) ## Exportar datos y contactar a Lenas Descargá los datos de tu organización o pedí ayuda al equipo. Para: Todo el equipo. ### Descargar los datos de la organización La exportación incluye clientes, facturas, pagos, borradores originales y finales, mensajes, entrega, importaciones, equipo, configuración y lotes. Si existe historial documental, también incluye documentos e imputaciones. No contiene contraseñas, secretos ni sesiones. Si sos miembro, pedile a un administrador que prepare la exportación. 1. Ingresá con una cuenta administradora y abrí Configuración → Datos y exportación. 2. Pulsá Descargar todos los datos. 3. Guardá el ZIP y abrí los archivos CSV que necesites. ### Pedir ayuda Escribí a soporte@lenas.pro para consultas sobre el uso de Lenas o un problema. Incluí la organización, la pantalla, los pasos que realizaste y el mensaje que apareció. Si enviás una captura, evitá incluir información que no sea necesaria para resolver el problema. Para coordinar el servicio, crear otra organización o finalizar un piloto, escribí a contacto@lenas.pro. La baja se coordina con el equipo de Lenas. - [Abrir Datos y exportación](https://app.lenas.pro/configuracion/datos) - [Escribir a soporte](mailto:soporte@lenas.pro)